現代のオフィスでは、業務の効率化やコスト削減を目指してさまざまな機器が導入されている。その中でも多くの企業が注目するもののひとつに、印刷やスキャン、コピー、ファクスなど複数の機能を集約した機器がある。この存在によって、従来は複数の機械を並列に配置しなければならなかった空間を大幅に簡略化できるだけでなく、機器間の移動や設定変更に費やす人的コストも抑制できる。こうしたメリットが広く認知されるようになり、それまで主流であった単機能の印刷機からの転換が一気に進んだ。一方、事業者の立場から見ると、こういった高機能の機器を新規で一括購入する場合、初期費用が高額になりがちであるため、リースという選択肢が普及している。
機器リースとは、一定期間、定められた月額の支払いによって機器を導入・利用し、必要な場合は保守や消耗品管理といったサポートも提供される仕組みである。導入時の費用負担を抑えることができるだけでなく、月額で経費計上できる点や、定期的な機種入れ替えで最新機能を利用できるといった点も注目されている。企業によって異なる使用状況や印刷枚数などに応じて、最適なリースプランが設計されている。例えば、印刷枚数が極端に多い事業所では、毎月設定された基本枚数を超過した場合の従量料金などもあらかじめ見積もられ、予算立案にも役立つ。反対に、月々の使用枚数が少なめである場合には、あえて高機能で大型の複合型機器ではなく、省スペース・低印刷枚数向けに設計されたエントリーモデルをリースし、ランニングコストを抑える戦略も取られている。
これにより、用途や事業規模ごとに無駄のない機器選定が可能になる。リース契約を締結する際に重視される一要素に「月額コスト」の明確さがある。購入の場合は初期費用に加えてメンテナンス費や消耗品費の把握が求められるため、総額でいくら必要かを計算しなければならなかった。一方で、リースは月額として明確に経費計上でき、また複数年の契約中はメンテナンスや初期トラブルへの対応も契約に含まれている事例が多い。そのため、突発的な出費リスクが抑えられる点が企業の経理担当者にも喜ばれている。
他にも、リース利用による間接的なメリットとして、定期的な機器入れ替えやリプレースの機会が提供される点が挙げられる。情報セキュリティ分野でも電子文書化や機器のストレージ暗号化、ICカードによる個人認証などの新機能は年々進化を遂げているため、長期利用によるリスク低減という観点でもリースは選ばれている。また、廃棄・リサイクルの際の手続きや、使用済み機器の回収を代行するため、環境負荷低減や廃棄物管理の煩雑さから開放される点も大きい。導入後の保守体制や対応速度も注目されやすい。多くのリース契約では、定期点検や緊急時の修理対応をパッケージとしている場合が多い。
万が一故障が起きた際にも代替機貸出などにより業務を滞らせずに済む仕組みが検討されている。また、インターネット越しのリモートメンテナンスなど最新のサービスが用意されており、煩雑なトラブルシューティングも外部に委ねられる点でリース契約は評価されている。一方で、月額負担が発生し続けるため、契約期間内で想定以上に利用しなかった場合は、機器の所有に比べて割高になるケースもある。そのため、正確な業務フロー分析や印刷物の必要量を事前に試算し、時間経過とともに増減する要因まで見越して契約内容を精査することが重要となる。また、契約終了時のまき戻し作業や新規機種手配のスケジュール管理も必要だ。
業界各社で月額やリース期間、アフターサービスの内容など多様なプランが提示されているため、詳細な比較検討が不可欠だ。たとえば同条件のリース料金であっても、内訳として含まれる枚数や保守メニューが違うことがある。利用者自身が自社の業務内容を把握したうえで、本当に必要な機能を優先し、オーバースペックにならない機種を選定する姿勢が求められる。環境面や働き方改革の観点から、省エネルギー設計や無人化対応、文書管理の効率化ツールが進化している。単なる印刷装置にとどまらず、オフィスの基幹システムと連携する業務効率向上ツールとして役割を拡大しているといえる。
こうした流れの中で、今後も業態や事業規模に応じた最適なリースプランの選定や、月額コストの透明性を比較しながら、業務の効率化と経営改善の両面から複合型機器が選ばれていくことが予想される。現代オフィスでは、印刷・スキャン・コピー・ファクスなどの機能を一台に集約した複合型機器が広く普及し、これにより従来複数台必要だった機械や空間、人的コストの削減が進んでいる。こうした高機能機器を一括購入すれば初期費用が高額になるため、多くの企業がリースを選択している。リースは月額費用として経費計上できるうえ、保守や消耗品管理も含まれ、突発的な費用を抑えやすいのが特徴だ。企業の規模や印刷枚数に応じ、最適なリースプランや機器のモデルを選べるようになっており、コスト面での無駄が少ない運用が実現できる。
さらに、定期的な機器入れ替えにより最新のセキュリティや機能を利用できるほか、廃棄手続きや資源リサイクルへの対応も業者に委ねられるなど、管理負担の軽減も魅力となっている。加えて、リース契約には定期点検や緊急修理、リモートメンテナンスなどのサービスが含まれるケースが多く、業務が滞るリスクへの備えも進んでいる。一方、実際の利用量が想定より少なかった場合は割高となる場合があるため、事前の業務分析や適切な機種選定、契約内容の精査が不可欠である。各社ごとにリース内容やサービス範囲は異なるため、自社の業務と照らし合わせた慎重な比較検討が求められる。近年は省エネや働き方改革への対応も進み、単なる印刷装置を超えた業務効率化ツールとしての役割も拡大している。
今後も企業ごとに最適なリースプランの選定と月額コストの透明性が重視され、業務効率化と経営改善の両面から複合型機器の導入がますます加速していくことが見込まれる。複合機のリースのことならこちら