オフィスや事業所で欠かせない機器のひとつが、印刷やコピー、ファクス、スキャンなどの多機能を集約したいわゆる複合機である。紙への印刷業務が依然として必要とされている現場では、これらの機器が業務効率やコスト管理に大きな影響を与えている。こうした複合機の導入に際して注目されるのが、購入とリースという導入方法であり、とくにリース契約は継続的な運用やコストの平準化の面で多くの法人や団体に選ばれている。まず複合機の導入目的には、従来の単なる印刷・コピー機能だけでなく、ネットワークを通じて多地点でのデータ共有や、業務書類のデジタル化、機密保持機能の強化などさまざまなニーズが存在する。機種によっては大量印刷に対応する高性能なものや、省スペース設計を意識した中小規模向けのものなど、多様なラインナップが揃っている。
こうしたなかで、新規導入や刷新時には、予算や設置スペース、必要な機能、印刷枚数の想定といった様々な条件を踏まえて最適な複合機選びが求められる。導入手段の選択肢として、多くの法人では複合機の購入に加え、リース契約を検討する。当然ながら購入による場合は初期費用が大きくなる。一方でリースは、一定期間（一般的には5年程度）の契約で、利用機器の所有権はリース会社のまま、契約者は月額で利用料金を支払うことになる。リースには、初期負担の軽減、資産計上の必要がない、機器入替のしやすさ、コストの明確化などのメリットがある。
そのため資金繰りや経理処理の合理化を重視する多くの法人でリースが採用されている傾向がある。リース契約における月額費用は、導入する複合機の種類や機能、印刷可能枚数、付属するオプション機能、保守サービスの有無などによって大きく変動する。たとえば大量プリントを想定する場合には、高速印刷機能や自動ステープラー、ホールパンチャーなどオプションが追加されるため、月額リース料金も高額になることが多い。逆に少量印刷や限られた機能を重視する場合は、比較的低価格のリース契約となる。リース料金の大半には本体価格に相当する償却費用や、設置費、保守契約料などが含まれている場合が多い。
メンテナンス体制や消耗品の補給体系など、総合的なサービスも月額のなかに反映されることが一般的である。またリース契約は、月額で均等した支払いになるため経理処理がシンプルになり、コストの見通しも立てやすい。予算計画を立てやすいという点も、多くの事業者に支持される理由のひとつである。ただし一定期間の契約が前提となるため、途中解約には違約金が発生するケースが少なくない。契約更新時には、業務内容の変化や事業規模拡大・縮小にあわせて再度仕様書や条件を見直すことが推奨される。
複合機の機能面でも、技術進化が大きく進展してきた背景がある。ペーパーレス化やセキュリティ強化、クラウドとの連携対応などが標準装備されてきており、単純な印刷に留まらない業務改革を支える存在となっている。一例として、内蔵メモリに受信したファクスを自動で保管し、そのまま関係者のパソコンへ転送する仕組みや、IDカード認証による利用者管理、ログ取得によるセキュリティ追跡、インターネットを介した遠隔監視や保守対応などが挙げられる。これらの先進機能は、機器本体の基本性能とともに月額リースの費用にも大きく反映される特徴がある。加えて、複合機の管理・運用面にも専門的な知識が要求されるようになってきた。
たとえばカラー印刷の利用制限や部門別集計、エラー時の自動通知やオンラインサポートなど、組織の業務フローや業種に特化したカスタマイズが重要視されている。こうした状況ミスマッチを避けるためにも、契約前には管理担当者やユーザー部門との綿密な打ち合わせやデモ機での動作確認が推奨されている。リース契約を活用する際の注意点としては、月額料金にどこまでのサービスやサポートが含まれているのか、印刷枚数に上限や超過料金の設定がないか、契約期間が満了した後の機器の取り扱いや、リース終了後の処分方法・最新機種への切替条件などを事前に確認する必要がある。また契約時に想定していた業務環境が契約期間中に大きく変動する場合や、予想外の印刷枚数増加による超過コストにも配慮しなければならない。結局のところ複合機の導入は、単なる設備投資ではなく、日々の業務効率や事業継続性に密接にかかわる重要な経営判断となる。
資金繰りや経理処理、人員の運用、オフィスの情報管理体制といった多角的な視点を持ちつつ、複合機とリース、そして月額コストを総合的に考慮することが非常に大切である。事前の調査や入念なプランニング、将来的な拡張性も含め、最善の選択が求められる領域と言えるだろう。オフィスや事業所で重要な役割を果たす複合機は、印刷・コピー・スキャン・ファクスなど多様な機能を備え、業務効率やコスト管理に直結する機器である。その導入方法としては「購入」と「リース」があり、近年は初期コストの抑制や経理上のメリットなどからリース契約を選ぶ法人が増えている。リースでは月額費用を払うことで機器を利用するため、予算管理がしやすく、メンテナンスや保守サービスも含まれるケースが多い。
しかし契約期間の途中解約には違約金が発生することや、サービス範囲・印刷枚数の上限・超過料金など契約内容の事前確認が不可欠だ。また、複合機そのものも技術進化が著しく、ペーパーレス化やセキュリティ強化、クラウド連携といった先進的な業務改革を支えている。機種選定では予算や設置スペース、必要機能、想定される印刷枚数など多角的に検討し、業務の変化や拡張性も踏まえて最適なプランを選ぶ必要がある。さらに、利用部門や管理担当者との細かな調整やデモ機による事前確認も、導入の成功には欠かせない。複合機の導入とリース契約の選択は、単なる設備投資を超え、経営判断として慎重な検討と将来を見据えた計画が求められる。