現代のオフィス環境において、印刷、コピー、スキャン、ファクスといった機能を一台に集約した事務機器は業務効率の向上を支える存在となっている。これらの機能を備えた事務機器は、作業スペースの省略と同時に、業務プロセスの一元化を実現させる役割を担ってきた。従来、それぞれの専用機器を設置し個別に管理していた時代と比較すると、設置スペースや電気使用量、システム連携などの観点で大幅な改善が見られる。業務効率を図りながら経費削減を実施するため、この製品の導入が進められるケースが増加している。導入方法を検討する際、本体を購入する方法とリース契約を結ぶ方法が存在する。
購入の場合、初期費用が高額になるものの、長期的に利用した場合のランニングコストを抑えられる。しかし、最初からまとまった資金が必要となるため、予算の限られた企業や開業間もない組織には負担となるケースも多い。一方で、リースの場合には初期投資がほとんど不要であり、年月をかけて月額で均等払いができるため資金繰りを圧迫せずにすむ。最近はリースによる導入を最初から選択する企業も多い。リース契約のメリットとしては、月額コストが安定して見積もれること、そして故障時の修理対応などもサービスに組み込まれていることが挙げられる。
複合機は長期間の使用により消耗部品の交換や定期的なメンテナンスが必須となるが、リースの場合は提供会社の保守サービスによりメンテナンスが包括されているケースが一般的である。万が一不具合やトラブルが生じた場合にも迅速に対応してもらえるため、ビジネスの現場で安心して使用できる。また、リース契約期間終了後にはモデルチェンジや業務内容に応じて、新たな製品に入れ替えやすいのもリース契約の特長である。印刷量の増減や業務スタイルの変化などに合わせて、最適な製品や契約内容を選び直すことができるため、常に自社の業務に合致した高機能な機種を導入し続けることができる。月額で費用負担をするスタイルは、キャッシュフロー管理の観点からも利便性が高い。
税務上も償却資産として扱う必要がなく、経費計上がしやすいといったメリットがある。企業によっては複数台を導入することで業務の分散やバックアップ体制を構築しているが、そのような場合でも月々の合計費用を予算化しやすいため無理のない計画を立てやすい。現在では印刷スピードや画質、省エネ性能、セキュリティ機能の充実化など複合機の性能自体も著しく進化し、多様なビジネスシーンでの要求に応えられるようになっている。他の情報端末やクラウドサービスとの連携を備えているため、遠隔から指示を出して印刷したり、スキャニングデータを直接グループウェアへ連携させたりといった運用も一般的になりつつある。リースで導入することで、最新の機能を無理なく享受できる点も重要なポイントとなっている。
もっとも、リース契約を結ぶ際には注意も必要である。一般にリース期間が満了しても自動的に契約更新される場合や、途中解約のためには解約金が発生する契約内容も存在する。また、月額料金にカウンター料金（印刷枚数に基づく使用料）が含まれるプラン、その都度課金されるプランなど複数の料金体系が用意されているため、社内の印刷量や使用状況を十分にシミュレートしたうえでプラン選択することが大切である。加えて、カラー印刷の比率が高い場合には従量部分の費用も膨らみやすいため、契約前にすべての料金要素を詳細に確認しておくことがポイントとなる。事務機器の耐用年数やスペックの陳腐化も考慮すべき要素であり、三年から五年程度のリース期間を想定しながら、随時リース会社やベンダーと相談をして自社に最適なモデルおよびリース条件を整える必要がある。
仮に新機能や新モデルが市場に登場した際に追加費用の有無や乗換条件、交換手続きの有無なども契約内容を丁寧に見比べることが肝要である。このように、複合機そのものの性能だけでなく、リースという調達方法や月額払いという費用設計の持つ特長をきちんと理解したうえで、導入を検討することが求められる。これによって企業は業務効率の最大化と同時に、目に見えにくいコスト管理や将来の運用負荷も平準化できる。自社の規模や用途、成長計画にあわせて最適な調達手段や契約タイプを選択し、豊かな業務環境の構築を目指すことが重要である。近年、印刷やコピー、スキャン、ファクスといった複数機能を一台に集約した事務用複合機の導入が、業務効率向上や経費削減の観点から進んでいる。
こうした機器は省スペース化やシステム連携を容易にし、業務プロセスの一元化にも寄与している。導入方法には本体購入とリースがあり、購入は長期的コストが抑えられる反面、初期投資が大きな負担となる。一方、リースは初期費用不要で月額払いによる資金繰りの安定、メンテナンスや故障時の対応が契約に含まれるなどの利点があり、多くの企業に支持されている。さらに、リース契約満了後には最新モデルへの入れ替えも容易なため、ビジネスニーズに適した機種を柔軟に選択できる点も魅力だ。近年はセキュリティ性能やクラウド連携など複合機自体の機能も大きく進化しており、リースを通じてこうした最新技術を気軽に利用できる。
ただし、リース契約には自動更新や途中解約時の違約金、印刷枚数に応じた料金体系など注意点も多い。使用状況や将来的な業務変化も見越し、ベンダーと十分相談しながら最適な契約内容を選ぶことが重要といえる。これらを踏まえ、複合機の性能のみならず調達方法や費用設計まで総合的に検討することで、企業規模や用途に合った業務環境を築ける。